Как правильно написать отчет

Вся соль в том, что порою труднее отчитаться о проделанной работе, чем выполнить ее. А отчетов придется писать ой как много... Поэтому тренироваться лучше начинать на кошках, то есть на лабораторных работах.


Сначала немного теории:

Что это такое?
- А по какому праву? Почему я должен это писать?
- Положено. Так уж пошла эволюция... Отчеты пишут все и везде. Содержимое отчетов может отличаться (и отличается), форма практически неизменна.

Отчет нужен прежде всего для того, кто его пишет. Если прочитать грамотно написанный отчет о проделанной работе, то многие недоработки и «узкие места» становятся видны. Для дальнейшего развития в профессии (любой!) это важно, так как ошибок не совершает только тот, кто ничего не делает.

Отчет нужен для руководителя. По отчету можно сделать предварительные выводы о качестве выполненной работы. Качественный отчет заранее снимает многие вопросы, что в итоге сильно экономит время как руководителю, так и подчиненному (в нашем случае — преподавателю и студенту).

Зачем это вообще нужно?
А зачем вообще нужно накопление и систематизация информации? Банально прозвучит, но знание — сила. Да, скучно, да, зачастую — нудно... Но — нужно. По себе знаю, куда как интересно писать саму программу, чем потом оформлять документацию и справку для пользователя.

Как писать?
Подробно. Как можно подробнее. Так, как хорошие журналисты пишут свои материалы. Тут требуется лирическое отступление: хороший журналист — это профессионально неграмотный человек. Этим он и хорош. Не зная ничего об описываемом устройстве или событии, он должен опросить специалистов или очевидцев, покопаться в литературе и составить материал так, чтобы материал был понятен и доступен всем.

Образцов бы...
Образцы будут. Но для начала разберемся в терминологии и нормативах. Так уж исторически сложилось, что форма отчета по практической работе никем никогда не была формализована.
Но, если посмотреть на практикум и задачи, которые ставятся перед студентами для выполнения на практикуме, то можно заметить, что практическая работа — это научно-исследовательская работа для учебных целей. А норматив на оформление НИР в природе существует, от него и будем отталкиваться. Это ГОСТ 7.32-2001, описывающий структуру и оформление отчета о выполненной научно-исследовательской работе. Там дотошно и подробно расписано, как, в каком порядке, каким шрифтом, какие поля и пр. и др. Именно на основании этого ГОСТа и сформированы правила оформления курсовых, дипломных и прочих работ в различных ВУЗах, тезисы, напрмер...Всё подчиняется ГОСТ. Некоторые детали оформления, возможно, могут некритично отличаться, но основа — ГОСТ.

Так что скачивайте, знакомьтесь, оформляйте... И помните, что впереди целая жизнь, и вам еще не раз, и не сто раз придется писать отчеты.

Текст ГОСТ 7.32-2001


Образец отчета по практикуму ФЧиЖ «Моделирование и анализ полученной электрокардиограммы, измерение частоты пульса и артериального давления непрямым способом».
Авторы: Еремина О.Н., Загребина Е. Н. Группа МБ -31 (2011 г.).

Образец отчета по практикуму ФЧиЖ «Моделирование механизма передачи синаптического сигнала».
Авторы: Еремина О.Н., Загребина Е. Н. Группа МБ -31 (2011 г.).




Комментарии

Наталия
Мне это не подходит, мне нужно писать отчет менеджера по продажам за месяц.  А как его писать, я не знаю.
admin

Наталия
  отчет менеджера по продажам
А чего продаем, если не секрет? Рекламу?

Для начала спросите руководство, старых отчетов попросите для образца. Кто знает, что у вас за форма отчетности принята? Когда устраивались, вам там такие странные слова не говорили: SMART, MBO, KPI?
Если говорили - то крепитесь... у вас внедрена система MBO. И за образцом отчета - к начальству.
Наталия
Интересно, почему это крепитесь
admin
Наталия
Интересно, почему это крепитесь

Технология «Управления по целям» - МВО (Management by objective) была предложена Питером Друкером в 50-е годы ХХ века. В то время на Западе отчетливо начали понимать, что западные методы требуют изменения и коррекции. Сегодня для оценки эффективности, как компаний, так и отдельных работников в менеджменте применяется множество методик. Это, например, сбалансированная система показателей BSC (Balanced Scorecard), управление по целям MBO, управление эффективностью бизнеса BPM (Business Performance Management), управление на основе ключевых показателей эффективности - KPI (Key Performance Indicators). В Советском Союзе в 60-70 годы XX века получила распространение концепция программно-целевого планирования (ПЦП), идеи этой концепции во многом перекликаются с идеями MBO. Большинство американских компаний используют идеи MBO в планировании и управлении. Этой технологии обучают почти во всех американских школах бизнеса. И некоторые авторы относят достигнутый Америкой экономический успех, именно на счет этого подхода. Одной из функций руководителя является постановка задач сотрудникам и контроль их выполнения. От выполнения таких задач зависит эффективность реализации проектов, конкурентоспособность, и, в конечном счете, прибыль компании. Наличие у руководителя удобного инструмента управления задачами – залог его личной эффективности и согласованной работы всех сотрудников. Ключевым является понятие СМАРТ-задачи – это оперативные поручения и мероприятия, сформированные в рамках имеющихся целей компании. Каждая задача формируется в соответствии с принципом СМАРТ. Задача в данном случае рассматривается не как задача (операция) в рамках бизнес-процесса, а как задача-цель для сотрудника на период. Задача может быть декомпозирована (выделена) из более масштабной задачи-цели, сформированной на длительный период. Например, в рамках задачи по созданию интернет-сайта компании у сотрудника на месяц может стоять задача по выбору подрядной организации. Смарт-задачи имеют свой вес в общем списке и должны утверждаться вышестоящим руководителем. Не утвержденные задачи в расчет результативности сотрудника не входят. Инициатива формирования задач исходит как от руководителя, так и от самого исполнителя. Опытный сотрудник в состоянии самостоятельно подготовить план своей работы, используя принципы СМАРТ. В этой ситуации руководителю останется только утвердить задачи перед выполнением, а в дальнейшем обеспечить контроль. По окончании периода сотрудник должен передать выполненные задачи руководителю. Другими словами, ответственность за процесс «сдачи-приемки» задачи лежит на сотруднике. При подведении итогов за период руководитель оценивает выполнение задачи на основе заранее описанных критериев. Это обеспечивает высокий уровень объективности оценок.

Ну там много такой околонаучной пурги... Если вкратце - то это нужно на себе прочувствовать.
Все равно вы мне на слово не поверите.
Западный, так сказать, стиль работы по западным же стандартам "эффективного менеджмента"...

Виктория
А как пишется отчет о работе класса?просто все что сделали ,  или как-то по-другому? Подскажите пожалуйста!!!
admin
Зависит от того, что именно вы делали. Если задача была групповая - то пишется один отчет на весь класс.

Например: Отчет о результатах летней практики класса 8-Б. Задачу какую вашему классу поставили? Это важно! отчет в начале содержит цели и задачи, в конце - описание задач, которые удалось решить, описание способа решения, и подведение итогов. Если задача была подклеить и переплести 486 истрепавшихся книг из школьной библиотеки, то в отчете и следует указать, что за время проведения летней практики было подклеено 230 книг, переплетено заново 250 книг, 5 книг отремонтировать не удалось и они были переданы библиотекарю под списание.
Также следует указать сколько было затрачено времени и клея-бумаги.

Будет проще, если вы сообщите, что именно вы делали и как именно звучала задача - тогда я смогу подсказать более конкретно.
Алина

А как писать еженедельные отчёты о проделанной работе, если работа постоянно одна и та же (офисные бумаги). Не писать же каждую неделю о том, как мы писали письма и регистрировали их в журналах...

Работаю несколько лет, но отчёты писать попросили только сейчас...

admin
Самым логичным было бы обсудить форму отчета с вашим непосредственным руководителем.

Скорее всего, от вас требуется что-то вроде:

ОТЧЕТ О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ ЗА ПЕРИОД С "__" ________________ ПО "__" __________________ 201_ г. Должность: диспетчер (секретарь, делопроизводитель). Ф.И.О. : ________________________________________________________________

 Число, месяц,   
время
  Выполненная работа 

 Примечания: (принятые заказы 
(указать Ф.И.О. клиента и
телефон) и т.д.)
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Подпись работника:


Как минимум - сводная таблица за неделю, если действия повторяющиеся. Написано 120 писем, подшито 24 документа в папку Исходящие, исходящие занесены в реестр, и т.д.

Асема
буду очень рада если вы мне поможете , мне каждый месяц выделяет стипендию за успеваемость на учебе попечительный комитет ,они просят отчет?как мне его написать 
admin
Асема, вы бы хоть указали - школа или ВУЗ... 
Настя
Cпасибо:D Ваша статья мне очень помогла)
Эрика
Здравствуйте. У нас новое предприятие открылось пекарня,мне нужно написать отчет о прибыли и расходах.Работаем всего первый месяц.Как мне это правельно зделать?Зарание спосибо. 
Иманбай
Добрый день! Как написать отчет о проделанной работе. Область работы примерно так:
1. Мне дали реестр в папке с документами договора купли-продажи, гарантийное соглашение, решение (приказ руководителя) о реализации товара, копии документов покупателя, таможенные документы, если юр.лицо то документы копии на компанию, акт према-передачи товара между продавцом и покупателем, и т.д. другие документы
2. Задача: надо проверить правильность и хронология, выявит любые нарушения и указать в отчете т.д. 
3. Проверил и выявил отсутствует в некоторых документах печать (печати на одном и том же примерно в типовом договоре разные "для договоров", "названием фирмы", "для документов" законность и силу таких печатей), отсутствует подпись руководителя, разница или отклонение в датах оформлении, отсутствует некоторые документы.
4. Мне нужен профессиональный отчет. 
Благодарю!
admin
Иманбай
2. Задача: надо проверить правильность и хронология, выявит любые нарушения и указать в отчете т.д. 

А вот  в этом случае уместно таблицу использовать.

1) В шапку документа всякую требуху (департамент, отдел, сотрудник, ФИО)
2) По центру ОТЧЕТ
2) Текстовая легенда. Что-то вроде: В соответствии с поставленой задачей (проверка правильности оформления, хронологии подачи, нарушения в оформлении) по результатам проверки кучи документов (реестровый номер подшивки такой-то) выявлено следующее:
3) таблица вида
Наименование документаТип ошибкиКоличество
возможно, еще одно поле, под примечание - например, указание на нормативный акт или закон
.
и погнали табличку заполнять:

Наименование документаТип ошибкиКоличество
1
Устав ООО Рога и копыта
 отсутствует мокрая печать
1


 не указан юр. адрес
1
2
ген. доверенность
отсутствует
1

Ну и там в финале, по желанию - Всего, Итого.

Число, подпись.

capcha
* - поля, обязательные для заполнения